MThai
Video
Seeme
4 ขั้นตอนจัดการเอกสาร บนโต๊ะทำงานที่ทุกคนต่างไม่รู้ ว่าเอกสารเหล่านั้นที่กองเป็นภูเขา เป็นอุปสรรคต่อไอเดียที่สร้างสรรค์งานก็เป็นได้
o
ถ้าต้องการรักษาพื้นที่ทำงานให้อยู่ในระดับน้อยแต่สบายใจ การจัดการกับเอกสารต่างๆ น่าจะเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุด ถ้าคุณจัดการกับเอกสารต่างๆ ทุกวัน ก็จะรู้ว่าเอกสารชิ้นไหนสำคัญจริงๆ และมีสมาธิกับสิ่งนั้นได้มากขึ้น
o
คนเราได้รับอิทธิพลจากสิ่งที่ตาเห็นง่ายกว่าสิ่งที่คิด สิ่งที่ครอบครองโต๊ะทำงานคุณมากที่สุดคือเอกสารต่างๆ ตอนแรกมีเพียงแผ่นเดียว ต่อมาก็เพิ่มเป็นสองแผ่น รู้ตัวอีกทีก็มีเอกสารกองเป็นภูเขา และค่อยๆ มีกองอื่นเพิ่มขึ้นราวกับการแตกตัวของเซลล์
o
สุดท้ายพื้นที่ทำงานเราก็ถูกครอบครองด้วยกองเอกสารจนเหลือพื้นที่ทำงานเท่ากับกระดาษ A5 เท่านั้น เมื่อเช่นนี้เราจึงต้องจัดระบบไหลเวียนของเอกสาร ให้สอดคล้องกับจำนวนเอกสารที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เป็น 4 ขั้นตอนจัดการเอกสาร บนโต๊ะทำงานที่ทุกคนต่างไม่รู้
o
o
ขั้น 1 เอกสารสำหรับใช้งานจริง
หมายถึง เอกสารที่ยังใช้งาน เช่น เอกสารที่ใช้ทำโปรเจ็กต์ ซึ่งเป็นประเภทที่มีมากที่สุด และยังเพิ่มขึ้นทุกวันด้วย แม้จะเป็น เอกสารที่ใช้งานจริง ก็ยังต้องแยกประเภทออกมาให้เหลือแต่เอกสารที่จำเป็นจริงๆ ถ้าเป็นเอกสารการประชุม ให้เก็บฉบับใหม่ล่าสุดไว้ก่อน
o
ในบรรดาเอกสารที่หยิบมาอ้างอิงเป็นประจำ หากมีเอกสารที่ยังจำเป็น เช่น แผนงานโปรเจ็กต์ ก็จะนำมาถ่ายเอกสารแบบย่อขนาด ใช้กรรไกรตัดแล้วแปะไว้ในสมุดโน๊ต เว้นพื้นที่ว่างไว้ เพื่อไม่ให้หน้ากระดาษของสมุดโน๊ตเต็มไปด้วยเอกสาร
o
แท่นวาง PANTA ซึ่งทำมุมเอียง 12 องศา ทำให้จัดเรียงเอกสารได้ง่ายดาย แม้ดูเหมือนว่าเอกสารเหล่านั้นวางอย่างไม่เป็นระเบียบ แต่ก็ไม่ได้เกะกะโต๊ะทำงานขนาดนั้น ทั้งยังหยิบไปใช้ได้ทันทีด้วย
o
o
หัวใจสำคัญของอุปกรณ์ชิ้นนี้ คือ การเป็นแท่นวางเอกสารแบบเปิด ช่วยให้หยิบเอกสารมาใช้ได้ทันที แต่ถ้าใส่เอกสารไว้ในชั้นวางหรือกล่องใส่เอกสารทั่วๆ ไป เอกสารก็จะถูกวางทับลงไปเรื่อยๆ เวลาหยิบมาใช้จึงยุ่งยาก ชิ้นนี้ชิ้นเดียว จบ
o
ขั้น 2 เอกสารสำหรับสแกน
ขั้นตอนนี้สำคัญต่อการสร้างระบบไหลเวียนเอกสารมากที่สุด คำว่า เอกสารสำหรับสแกน นั้นหมายความตามตัวอักษรเลย กล่าวคือ เป็นเอกสารที่สแกนเก็บไว้ในรูปแบบดิจิทัลนั่นเอง
o
เอกสารที่เข้าข่าย คือ เอกสารที่อาจต้องหยิบมาใช้อ้างอิงเป็นครั้งคราว เช่น เอกสารโปรเจ็กต์ที่เสร็จสิ้นแล้ว (ซึ่งเคยเป็นเอกสารที่ใช้งานจริง) แค็ตตาล็อกที่ได้มาจากผู้ผลิต และเอกสารรายงานข่าว
o
พอเลือกเอกสารที่จะสแกนแล้ว ก็สร้างแฟ้มเอกสาร แล้วแปะป้ายว่าสแกน นำเอกสารที่รอแสกนทั้งหมดใส่ลงไปในนั้น ถ้ายังตัดสินใจไม่ได้ว่าเอกสารนี้ควรสแกนหรือทิ้ง จะโยนลงไปในแฟ้มเอกสารชั่วคราว เพราะยังมีโอกาสกลับมาคัดเลือกเอกสารอีกครั้ง
o
กำหนดว่าทุกๆ เดือนจะมีวันสแกนเอกสารเหล่านั้น 1 วัน ถ้าหากเป็นช่วงต้นเดือนจะเป็นวันที่ 2, 3 หรือวันที่ 4 ก็ได้ แต่พยายามเลี่ยงช่วงสิ้นเดือนอย่างวันที่ 30 หรือ 31 เพราะเป็นช่วงที่ยุ่งพอสมควร
o
ปกติในช่วงเวลา 1 เดือนของงานเราก็ค่อนข้างคืบหน้าระดับหนึ่ง ถ้าเว้นช่วงไว้มากกว่า 1 เดือนละก็ เอกสารจะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ จนทำให้การแสกนนั้นยุ่งยากและใช้เวลานาน แต่ถ้าสแกนภายใน 1 เดือน ใช้เวลาแค่ 30 นาทีหรือ 1 ชั่วโมง ก็เสร็จแล้ว
o
o
หลังจากสแกนเอกสารทั้งหมดแล้ว ก็จะโยนเอกสารทิ้งหมดเลย เป็นความรู้สึกที่โล่งใจมากๆ ไฟล์ดิจิทัลเราก็สามารถเก็บไว้ได้ ตั้งชื่อและวันที่ ให้ง่ายต่อการค้นหา เมื่อต้องการใช้ก็เลื่อนเปิดดูสะดวกแถมยังไม่รกพื้นที่ทำงานอีกต่างหาก
o
ขั้น 3 เอกสารสำหรับเก็บ
กล่องใส่เอกสารไม่ว่าจะเป็นรูปแบบใด จะเป็นตัวใส่เอกสารสำหรับเก็บ วิธีนี้ช่วยย่นเวลาการจัดเก็บเอกสารได้มาก เพราะไม่จำเป็นต้องเจาะรูเอกสาร ด้วยเครื่องเจาะกระดาษ แต่ใส่เอกสารเหล่านั้นลงได้เลย
o
เมื่อเห็นเอกสารต่างๆ บนโต๊ะทำงาน เริ่มกองสุมขึ้นเรื่อยๆ ก็อาจรู้สึกว่าวุ่นวายเวลาจัดการ แต่ กล่องใส่หรือแฟ้มใส่ ช่วยลดภาระนั้นได้มาก เพราะทำให้หยิบเอกสารได้ง่ายกว่าเดิม
o
แม้บอกว่าจะ เก็บ เอกสารเหล่านี้ไว้ ก็ไม่ได้หมายความว่า จะเก็บมันไว้ตลอดหรอกนะครับ เพราะถ้ามัวแต่เก็บเอกสารอย่างเดียวการไหลเวียบเอกสารก็จะหยุดชะงัก ระหว่างนี้จึงต้องจัดการกับเอกสารเหล่านั้นด้วย โดยการเช็คเป็นระยะเพื่อจัดกลุ่มมันให้อยู่ในขั้นต่อๆ ไป
o
ขั้น 4 เอกสารที่จะนำไปทิ้ง
ตามขั้นตอนการไหลเวียนเอกสาร เราจะนำเอกสารที่ไม่จำเป็นหรือตัดสินใจว่าจะทิ้งไปใส่ถังขยะทันที จริงๆ แล้วถึงขยะก็คือแฟ้มเก็บเอกสาร (โฟลเดอร์) ประเภทหนึ่ง ลองจินตนาการถึงถังขยะที่อยู่บนหน้าเดสก์ท็อป
o
จะเห็นว่าเรามักนำข้อมูลต่างๆ ที่ไม่สำคัญบนคอมพิวเตอร์ไปใส่ในถังขยะนั้น แต่ก็ยังเรียกเอกสารเหล่านั้นกลับมาได้จนกว่าจะกดปุ่ม Empty Recycle Bin สรุปแล้ว ถึงรูปร่างจะเป็นถังขยะแต่จริงๆ แล้วสิ่งนี้ก็คือ โฟลเดอร์ใส่ข้อมูลดีๆนี่เอง
o
o
แนวคิดนี้ปรับใช้ได้กับถังขยะที่วางอยู่ข้างๆ พื้นที่ทำงานเช่นกัน เพราะเรายังหยิบเอกสารเหล่านั้นมาใช้งานได้จนกว่าจะถึงการรวบรวมขยะนั้นในขั้นตอนสุดท้าย
o
o
เกี่ยวกับหนังสือ
อย่าปล่อยให้สิ่งของยึดครองโต๊ะทำงานคุณ
ทซึจิฮะชิ ทะดะชิ เขียน
นพัฒน์ หัทยานันท์ แปล
o
ยังมีหนังสือที่เกี่ยวข้องกับ การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน อีกมากมายสามารถเข้าไปอ่านและนำไปใช้ได้เลยครับ
